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Spezifisch Werkverträge

Was muss ich beachten, wenn ich in meinem StuROPx-Projekt einen externen Auftragnehmer beauftragen möchte (z. B. für Layout, Übersetzung)?

Schritt 1: Höhe des Honorars festlegen

  • Bei manchen von Euch fallen im Projekt vielleicht Aufgaben an, für die Ihr Dritte beauftragen müsst oder möchtet. Denkbar sind hier Aufgaben wie Grafikdesign, Webdesign, Transkription etc.
  • In diesen Fällen müsst Ihr mit der bzw. dem jeweiligen Auftragnehmer:in im Vorfeld einen Vertrag abschließen.
  • Wie hoch das Honorar sein sollte, hängt von der Dienstleistung ab.
  • Bitte beachtet: Ihr könnt ein Honorar von maximal 500 € (netto) vergeben. Für Honorare, die über diesem Betrag liegen, muss die Leistung am Markt ausgeschrieben und entsprechend der Vergabeordnung des Landes Berlins vergeben werden.

Schritt 2: Werkvertrag schließen

  • Wenn Ihr eine Aufgabe für Dritte plant, müsst Ihr zunächst und mit genügend Vorlauf einen Vertrag abschließen.
  • Dafür füllt bitte zunächst selbst den Werkvertrag aus. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte den exemplarisch ausgefüllten Werkvertrag an.
  • Wenn Ihr das Vertragsformular ausgefüllt habt, lasst Euch den ausgefüllten Vertrag von Eurer bzw. Eurem Auftragnehmer:in unterschreiben.
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Werkvertrag_Nachname Auftragnehmer:in
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Werkvertrag_Musterfrau

  • Bitte reicht den Vertrag dann per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.
  • Vom StuROPx-Team werden die übrigen Unterschriften eingeholt. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhaltet Ihr den fertigen Vertrag von uns per E-Mail zurück. Gerne leitet den unterschriebenen Vertrag dann wiederum weiter an Eure bzw. Euren Auftragnehmer:in weiter.
  • Bewahrt den unterschriebenen Vertrag gut auf, denn Ihr braucht ihn für die Abrechnung des Vertrags.

Schritt 3: Rechnung zum Werkvertrag

  • Wenn das Werk erbracht ist, muss Eure bzw. Euer Auftragnehmer:in eine Rechnung dafür stellen.
  • Im Falle von Werkverträgen nutzt für diese Rechnung bitte das an der Humboldt-Universität dafür vorgesehene Formular Rechnung Werkvertrag. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte die exemplarisch ausgefüllte Rechnung zum Werkvertrag an.
  • Schickt die von Euch vorausgefüllte Rechnung an Eure bzw. Euren Auftragnehmer:in und bittet sie bzw. ihn um alle weiteren Informationen und um Unterschrift.

Schritt 4: Einreichung der Rechnung zum Werkvertrag

  • Wenn Ihr die ausgefüllte und unterschriebene Rechnung von Eurer bzw. Eurem Auftragnehmer:in zurückerhalten habt, muss dieser Rechnung noch der Vertrag (siehe Schritt 2) beigefügt werden, und zwar digital: Bitte führt die beiden Dokumente als eine pdf-Datei zusammen (Reihenfolge: Abrechnung gefolgt von Vertrag).
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Rechnung Werkvertrag_Nachname Auftragnehmer:in
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Rechnung Werkvertrag_Musterfrau

  • Bitte reicht das fertige pdf-Dokument per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.

Ausnahmefall Werkverträge für HU-Angestellte

  • Bitte beachtet: Wenn die bzw. der Auftragnehmer:in an der Humboldt-Universität zu Berlin fest angestellt ist, muss der Vertrag zur Prüfung in die Clearingstelle. Hier wird geprüft, inwieweit die Vertragsaufgaben Teil der regulären Dienstaufgaben sind. Wenn es eine Überschneidung der Aufgaben gibt, kann kein Werkvertrag vergeben werden.
  • Die Prüfung in der Clearingstelle braucht mehrere Wochen, was Ihr bei Eurer Planung berücksichtigen müsstet.
  • Bitte gebt dem Programmassistenten Johannes Trenkener (johannes.trenkner@berlin-university-alliance.de) rechtzeitig Bescheid, wenn Ihr einen Werkvertrag für HU-Angestellte plant, so dass wir alles Weitere in die Wege leiten können.