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Spezifisch Werk- oder Dienstleistungsverträge

Was muss ich beachten, wenn ich in meinem StuROPx-Projekt einen externen Auftragnehmer beauftragen möchte (z. B. für Layout, Übersetzung)?

Schritt 1: Höhe des Honorars festlegen

  • Bei manchen von Euch fallen im Projekt vielleicht Aufgaben an, für die Ihr Dritte beauftragen müsst oder möchtet. Denkbar sind hier Aufgaben wie Grafikdesign, Webdesign, Transkription, Übersetzung etc.
  • In diesen Fällen müsst Ihr mit dem jeweiligen Auftragnehmer*in im Vorfeld einen Vertrag abschließen.
  • Wie hoch das Honorar sein sollte, hängt von der Dienstleistung ab.
  • Bitte beachtet: Ihr könnt ein Honorar von maximal 500 € vergeben. Für Honorare, die über diesem Betrag liegen, muss die Clearingstelle der Humboldt-Universität einbezogen werden, was den Prozess kompliziert und langwierig macht. Das möchten wir vermeiden.

Schritt 2: Werk- oder Dienstleistungsvertrag schließen

  • Wenn Ihr eine Aufgabe für Dritte plant, müsst Ihr zunächst und mit genügend Vorlauf einen Vertrag abschließen.
  • Entsteht am Ende ein Werk (z. B. eine Broschüre, eine Website) müsst Ihr einen Werkvertrag schließen. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte den exemplarisch ausgefüllten Werkvertrag an.
  • Handelt es sich bei der Aufgabe um eine Dienstleistung (z. B. Tranksription, Übersetzung) müsst Ihr einen Dienstleistungsvertrag schließen. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte den exemplarisch ausgefüllten Dienstleistungsvertrag an.
  • Wenn Ihr das Vertragsformular ausgefüllt habt, lasst Euch den ausgefüllten Vertrag von Eurem Auftragnehmer*in unterschreiben.
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Werkvertrag_Nachname Auftragnehmer*in
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Werkvertrag_Musterfrau

  • Bitte reicht den Vertrag dann per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.
  • Vom StuROPx-Team werden die übrigen Unterschriften eingeholt. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhaltet Ihr den fertigen Vertrag von uns per Email zurück. Gerne leitet den unterschriebenen Vertrag dann wiederum weiter an Euren Auftragnehmer*in.
  • Bewahrt den unterschriebenen Vertrag gut auf, denn Ihr braucht ihn für die Abrechnung des Vertrags.

Schritt 3: Rechnung zum Werk- oder Dienstleistungsvertrag

Schritt 4: Einreichung der Rechnung Werk- oder Dienstleistungsvertrag

  • Wenn Ihr die ausgefüllte und unterschriebene Rechnung von Eurem Auftragnehmer*in zurückerhalten habt, muss dieser Rechnung noch der Vertrag (siehe Schritt 2) beigefügt werden und zwar digital: Bitte führt die beiden Dokumente als eine pdf-Datei zusammen (Reihenfolge: Abrechnung gefolgt von Vertrag).
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Rechnung Werkvertrag_Nachname Auftragnehmer*in
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Rechnung Werkvertrag_Musterfrau

  • Bitte reicht das fertige pdf-Dokument per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.

Ausnahmefall Werk- oder Dienstleistungsverträge für HU-Angestellte

  • Bitte beachtet: Wenn die bzw. der Auftragnehmer*in an der Humbodt-Universität zu Berlin fest angestellt ist, muss der Vertrag zur Prüfung in die Clearinstelle. Hier wird geprüft, inwieweit die Vertragsaufgaben Teil der regulären Dienstaufgaben sind. Wenn es eine Überschneidung der Aufgaben gibt, kann kein Werk- oder Dienstleistungsvertrag vergeben werden.
  • Die Prüfung in der Clearingstelle braucht mehrere Wochen, was Ihr bei Eurer Planung berücksichtigen müsstet.
  • Bitte gebt der Projektleiterin Dr. Julia Rueß (julia.ruess@berlin-university-alliance.de) rechtzeitig Bescheid, wenn Ihr einen Werk- oder Dienstleistungsvertrag für HU-Angestellte plant, so dass wir alles Weitere in die Wege leiten können.