Springe direkt zu Inhalt

Spezifisch Gastvorträge

Was muss ich beachten, wenn ich in meinem StuROPx-Projekt einen Gastvortrag plane?

Schritt 1: Höhe des Honorars festlegen

  • Manche von Euch möchten vielleicht einen Gast für einen Vortrag oder einen Workshop einladen.
  • Bei der Festlegung des Honorars orientiert Ihr Euch bitte am Richtwert von 85 € pro Zeitstunde. Abweichungen von diesem Richtwert sind aber möglich. Bitte beachtet: Bewirtung oder Fahrtkosten des Gasts können nicht übernommen werden.
  • Bitte beachtet: Ihr könnt ein Honorar von maximal 500 € vergeben. Für Honorare, die über diesem Betrag liegen, muss die Clearingstelle der Humboldt-Universität einbezogen werden, was den Prozess kompliziert und langwierig macht. Das möchten wir vermeiden.

Schritt 2: Vertrag über einen Gastvortrag

  • Wenn Ihr einen Gastvortrag plant, müsst Ihr zunächst und mit genügend Vorlauf (mindestens 2 Wochen vor dem Vortrag selbst) einen Vertrag über einen Gastvortrag abschließen.
  • Für diesen Vertrag nutzt bitte das an der Humboldt-Universität dafür vorgesehene Formular Vertrag Gastvortrag. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte den exemplarisch ausgefüllten Vertrag an.
  • Wenn Ihr das Formular ausgefüllt habt, lasst Euch den ausgefüllten Vertrag von Eurem Gast unterschreiben.
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Vertrag Gastvortrag_Nachname Gast
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Vetrag Gastvortrag_Musterfrau

  • Bitte reicht den Vertrag dann per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.
  • Vom StuROPx-Team werden die übrigen Unterschriften eingeholt. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhaltet Ihr den fertigen Vertrag von uns per E-Mail zurück. Gerne leitet den unterschriebenen Vertrag dann wiederum weiter an Euren Gast.
  • Bewahrt den unterschriebenen Vertrag gut auf, denn Ihr braucht ihn für die Abrechnung des Gastvortrags.

Schritt 3: Rechnung Gastvortrag

  • Wenn der Gastvortrag abgeschlossen ist, muss Euer Gast eine Rechnung dafür stellen.
  • Für diese Rechnung nutzt bitte das an der Humboldt-Universität dafür vorgesehene Formular Rechnung Gastvortrag. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte die exemplarisch ausgefüllte Rechnung an.
  • Tragt selbst in diesem Formular (1) das Honorar, (2) das Datum des Vertrags sowie (3) unter der Rubrik „Gegenstand“ die notwendigen Informationen ein, d. h., Euren eigenen Namen als Leiter*in der X-Student Research Group bzw. des X-Tutorials und den Titel des Gastvortrags.
  • Schickt die von Euch vorausgefüllte Rechnung an Euren Gast und bitten ihn um alle weiteren Informationen und seine Unterschrift.

Schritt 4: Einreichung der Rechnung zum Gastvortrag

  • Wenn Ihr die ausgefüllte und unterschriebene Rechnung von Eurem Gast zurückerhalten habt, muss dieser Rechnung noch der Vertrag über den Gastvortrag (siehe Schritt 2) beigefügt werden, und zwar digital: Bitte führt die beiden Dokumente als eine pdf-Datei zusammen (Reihenfolge: Abrechnung gefolgt von Vertrag).
  • Bitte benennt das Dokument wie folgt:

    Groups/ Tuts_EUER NACHNAME EUER VORNAME_Rechnung Gastvortrag_Nachname Gast
    z. B. Groups/ Tuts_MUSTERMANN MICHAEL_Rechnung Gastvortrag_Musterfrau

  • Bitte reicht das fertige pdf-Dokument per Upload beim StuROPx-Team ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.

Ausnahmefall Gastvorträge für HU-Angestellte

  • Bitte beachtet: Wenn der Gastvortragende an der Humboldt-Universität zu Berlin fest angestellt ist, muss der Vertrag zur Prüfung in die Clearingstelle. Hier wird geprüft, inwieweit die Vortragsaufgaben Teil der regulären Dienstaufgaben sind. Wenn es eine Überschneidung der Aufgaben gibt, kann kein Vertrag über einen Gastvortrag vergeben werden.
  • Die Prüfung in der Clearingstelle braucht mehrere Wochen, was Ihr bei Eurer Planung berücksichtigen müsstet. 
  • Bitte gebt der Projektleiterin Dr. Julia Rueß (julia.ruess@berlin-university-alliance.de) rechtzeitig Bescheid, wenn Ihr einen Gastvortrag für HU-Angestellte plant, so dass wir alles Weitere in die Wege leiten können.