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4. Ausnahmefall: Was muss ich beachten, wenn bei meinen Verausgabungen in Vorleistung gehe und einen Erstattungsantrag einreiche?

  

Erstattung von Privatauslagen kann nicht garantiert werden!

  • In Orientierung an die Vorgaben der Buchhaltung der Humboldt-Universität ist die Erstattung von Privatauslagen nur in Ausnahmefällen möglich, also nur in Fällen, wo eine Verausgabung NICHT über Rechnung möglich ist.
  • Wenn Ihr ohne ersichtlichen Grund Anschaffungen selbst bezahlt, kann nicht garantiert werden, dass Ihr die Kosten zurückerstattet bekommt. Ihr müsst also einen guten Grund dafür haben, warum Ihr etwas selbst bezahlen musstet und nicht mit Rechnung arbeiten konntet.
  • Sollte es wirklich nicht anders möglich sein und dies aus Eurer Begründung für die Buchhaltung klar hervorgeht, könnt Ihr Euch die Ausgaben über Erstattungsantrag zurückerstatten lassen. Für Erstattungsanträge gibt es an der Humboldt-Universität zwei verschiedene Formulare: (1) ein Formular für HU-Angestellte und (2) ein Formular für HU-Externe.
  • Für beide Formulare gilt gemäß der entsprechenden Dienstanweisung der Humboldt-Universität: Anträge unter 10 Euro sowie über 150 Euro werden NICHT bearbeitet. In Einzelfällen können Ausnahmen zugelassen werden, aber nur in vorheriger Abstimmung mit der zuständigen Anordnungsbefugten. Die Frist zur Einreichung von Anträgen beträgt 6 Monate ab dem Tag der Verausgabung.

Erstattungsantrag für Angestellte der Humboldt-Universität

  • Bitte beachtet, dass nur Ausgaben von gleicher Art in einem Erstattungsantrag abgerechnet werden können. Wenn Ihr beispielsweise Tickets für einen Museumsbesuch gekauft habt und zusätzlich Barauslagen im Rahmen von Probandenvergütung entstanden sind, trennt diese Ausgaben bitte. Erstellt in solchen Fällen also mehrere Erstattungsanträge. Denn Eintrittsgelder und Probandenvergütung haben jeweils eine eigene Kostenart und können nicht gemeinsam abgerechnet werden.
  • Mit dem Erstattungsantrag müssen die Originalbelege eingereicht werden, d. h. Kassenzettel o. Ä. Falls Ihr digital bezahlt habt, fügt der Bestellung noch einen Kontoauszug bei. Wichtig ist: Dieser Kontoauszug muss von Eurer Bank sein (also nicht PayPal o. Ä.).
  • Bitte führt dann den Erstattungsantrag und die Belege als eine PDF-Datei zusammen, also als ein Dokument.
  • Bitte reicht den Erstattungsantrag nicht per Email, sondern elektronisch per Upload ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.

Erstattungsantrag für Extere (NICHT-Angestellte der Humboldt-Universität)

  • Bitte beachtet, dass nur Ausgaben von gleicher Art in einem Erstattungsantrag abgerechnet werden können. Wenn Ihr beispielsweise Tickets für einen Museumsbesuch gekauft habt und zusätzlich Barauslagen im Rahmen von Probandenvergütung entstanden sind, trennt diese Ausgaben bitte. Erstellt in solchen Fällen also mehrere Erstattungsanträge. Denn Eintrittsgelder und Probandenvergütung haben jeweils eine eigene Kostenart und können nicht gemeinsam abgerechnet werden.
  • Mit dem Erstattungsantrag müssen die Originalbelege eingereicht werden, d. h. Kassenzettel o. Ä. Falls Ihr digital bezahlt habt, fügt der Bestellung noch einen Kontoauszug bei. Wichtig ist: Dieser Kontoauszug muss von Eurer Bank sein (also nicht PayPal o. Ä.).
  • Bitte führt dann den Erstattungsantrag und die Belege als eine PDF-Datei zusammen, also als ein Dokument.
  • Bitte reicht den Erstattungsantrag nicht per Email, sondern elektronisch per Upload ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROPx.