Verausgabung auf Rechnung - Wo möglich, Sachmittel immer auf Rechnung ausgeben!

• Die Administrierung der Sachmittel im StuROP^x erfolgt zentral an der Humboldt-Universität zu Berlin. Aus diesem Grund müssen die Vorgaben der Buchhaltung der Humboldt-Universität eingehalten werden.
• In Orientierung an diese Vorgaben müsst Ihr Eure Verausgabungen auf Rechnung anschaffen. Das heißt: Ihr lasst Euch für Eure Ausgaben eine Rechnung erstellen, die dann nicht von Euch in Vorleistung, sondern direkt vom zentralen Rechnungseingang der Humboldt-Universität beglichen wird.
• Für die Rechnung müsst Ihr folgende Rechnungsadresse nutzen:
  
  Humboldt-Universität zu Berlin
  zentraler Rechnungseingang
  PSP-Element: A.00024.00.416000
  Unter den Linden 6
  10099 Berlin

• Bitte stellt sicher, dass auf der Rechnung folgende zusätzliche Angaben bzw. Referenzen erscheinen, um die Zuordnung beim zentralen Rechnungseingang zu erleichtern:
  „Rechnung im Rahmen der X-Student Research Group bzw. des X-Tutorials von Vorname Nachname“
• Bitte reicht die Rechnung abschließend als pdf beim StuROPx-Team ein.
• Bitte reicht die Rechnung nicht per Email, sondern elektronisch per Upload ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROP^x.

Erstattungsanträge nur in Ausnahmefällen - Erstattung von Privatauslagen kann nicht garantiert werden!

• In Orientierung an die Vorgaben der Buchhaltung der Humboldt-Universität ist die Erstattung von Privatauslagen nur in Ausnahmefällen möglich, also nur in Fällen, wo eine Anschaffung oder Verausgabung NICHT über Rechnung möglich ist.
• Wenn Ihr ohne ersichtlichen Grund Anschaffungen selbst bezahlt, kann nicht garantiert werden, dass Ihr die Kosten zurückerstattet bekommt. Ihr müsst also einen guten Grund dafür haben, warum Ihr etwas selbst bezahlen musstet und nicht mit Rechnung arbeiten konntet.
• Sollte es wirklich nicht anders möglich sein und dies aus Eurer Begründung für die Buchhaltung klar hervorgeht, könnt Ihr Euch die Ausgaben über Erstattungsantrag zurückerstatten lassen. Damit Ihr keine Fehler macht, seht Euch bitte den exemplarisch ausgefüllten Erstattungsantrag an.
• Bitte beachtet, dass nur Ausgaben von gleicher Art in einem Erstattungsantrag abgerechnet werden können. Wenn Ihr  beispielsweise Tickets für einen Museumsbesuch gekauft habt und zusätzlich Barauslagen im Rahmen von Probandenvergütung entstanden sind, trennt diese Ausgaben bitte. Erstellt in solchen Fällen also mehrere Erstattungsanträge. Denn Eintrittsgelder und Probandenverütung haben jeweils eine eigene Kostenart und können nicht gemeinsam abgerechnet werden.
• Mit dem Erstattungsantrag müssen die Originalbelege eingereicht werden, d. h. Kassenzettel o. Ä. Falls Ihr digital bezahlt habt, fügt der Bestellung noch einen Kontoauszug bei. Wichtig ist: Dieser Kontoauszug muss von Eurer Bank sein (also nicht Paypal o. Ä.).
• Bitte führt dann den Erstattungsantrag und die Belege als ein pdf zusammen, also als ein Dokument.
• Bitte reicht den Erstattungsantrag nicht per Email, sondern elektronisch per Upload ein und beachtet dabei die Hinweise zu Uploads im StuROP^x.